Kommunikation og samarbejde

I programfasen bør der laves en kommunikationsplan for bygherreorganisationen. Når nye aktører bliver involveret, bør de også udarbejde en kommunikationsplan.
Læs mere om kommunikationsplan

Grænseflader og risikostyring
Overvejelser omkring grænseflader og risikostyring skal beskrives. Formålet er at skabe en fælles forståelse af opgaverne og sikre, at de løses på en hensigtsmæssig, ensartet og systematisk måde gennem hele projektet. Det anbefales, at der udarbejdes procedurer for grænseflade og risikostyring som en del af projektstyringen.

Samarbejde med arbejdsmiljøkoordinatoren
Det er vigtigt, at bygherrerådgiveren og arbejdsmiljøkoordinatoren etablerer gode samarbejdsrelationer.

Projektmanual
En projektmanual er et hjælpemiddel, som kan være med til at sikre kvaliteten i byggeriet. Den beskriver hovedlinierne i kvalitetsstyringen og retter sig mod byggeprocessen mere end mod selve produktet. Typisk er det produktorienterede beskrevet i byggeprogrammet, mens det procesorienterede beskrives i projektmanualen.

Det anbefales, at projektmanualen indeholder følgende:

• Projektrammer og struktur
  
  
• Projektorganisationen
  
  
• Strategiske mål
  
  
• Projektstyring
  
  
• Grænseflader og risikostyring

Procesfacilitator
Overvej at få en procesfacilitator tilknyttet. Dennes rolle er at lytte og løse eventuelle konflikter og fjerne eventuelle forhindringer for, at arbejde kan skride frem. På den måde understøtter procesfacilitatoren, at samarbejdsprocessen kan forløbe optimalt.

Procesfacilitatoren bør have indsigt i og erfaring med de psykologiske faktorer og aspekter i procesledelse og samarbejde mellem vidt forskellige faggrupper, som til tider har meget forskellige succeskriterier. Procesfacilitatoren bør derfor også have indsigt og erfaring med byggerier. 



Faseskift
Når byggeprogrammet er færdigt, bør det granskes igen for at sikre, at alle relevante overvejelser er med. Det bør også vurderes, om der er forhold, som endnu ikke er kortlagt. Det anbefales, at der fokuseres på arbejdsmiljøet.

I faseskiftet fra programfasen til projekteringsfasen er det sidste gang i projektet, der skal træffes en aktiv beslutning for at gå videre til næste fase. Når byggeprogrammet først er vedtaget, kræver det en aktiv beslutning IKKE at gå videre, altså at stoppe projektet.

Det anbefales derfor, at man tager sig tid til at sikre, at al relevant information er dokumenteret og tilgængeligt for de kommende faser.



Programmet skal vedtages. Det anbefales, at man laver et evalueringsnotat, hvor man uddyber baggrunden for vedtagelsen af byggeprogrammet.